Privacyverklaring medewerkers

Bij Het Ouden Huis Holding BV en haar dochters en de stichting Het Ouden Huis Wonen, Middelblok 2, 2831 BP te Gouderak (hierna benoemd als Het Ouden Huis) hechten we als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens veel waarde aan privacy. We zien het als onze taak om de gegevens van onze medewerkers zo goed mogelijk te beschermen. Als je bij ons werkt, verwerken we jouw persoonsgegevens. Wat dit precies inhoudt, waarom we dit doen en wat jouw rechten zijn, lees je in onderstaande informatie.

Privacy

Als je bij Het Ouden Huis werkt, verwerken we persoonsgegevens van je. Met verwerken bedoelen we dat we deze gegevens bijvoorbeeld zullen opslaan, aanvullen en, na verloop van tijd, ook weer zullen verwijderen.

Doeleinden

De doeleinden van de verwerking zijn als volgt:
• het faciliteren van de werkzaamheden zoals het opstellen van een rooster en het verstrekken van bedrijfseigendommen die nodig zijn voor de werkzaamheden;
• contact met je te leggen en onderhouden (per post, telefonisch, per e-mail);
• een juiste personeelsadministratie, loonadministratie en intern beheer voeren;
• als werkgever te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals het betalen van salaris, vakantiedagen, het verstrekken van loonstroken en jaaropgaven, het bewerkstelligen van deelname aan een pensioenregeling en/of het afsluiten van de benodigde verzekeringen;
• als werkgever te voldoen aan werkgeversverplichtingen, zoals het beoordelen van het functioneren, aanbieding scholing en verplichtingen rondom verzuim en re-intergratie;
• het verstrekken van gegevens in het kader van de belastingbetaling;
• het verstrekken van gegevens met het oog op het kunnen aanvragen en verkrijgen van eventuele uitkeringen;
• toegang te kunnen verstrekken tot onder meer systemen, terreinen, gebouwen en locaties van Het Ouden Huis;
• je te informeren over ontwikkelingen binnen de organisatie;
• de veiligheid van jou, andere personen en goederen te waarborgen;
• het opstellen van managementrapportages;
• het verstrekken van inloggevens.
Rechtsgronden verwerking
De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal één rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.

Uitvoering (arbeids-)overeenkomst

In een groot deel van de gevallen verwerkt Het Ouden Huis jouw persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst.

Voldoen aan wettelijke plicht

In een groot deel van de gevallen verwerkt Het Ouden Huis jouw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op Het Ouden Huis rust.

Gerechtvaardigd belang

Daarnaast is de verwerking van persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Het Ouden Huis, bijvoorbeeld bij het goed functioneren van een organisatie of van een derde. In dat geval beoordeelt Het Ouden Huis of belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden van de werknemers zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, verwerkt Het Ouden Huis de persoonsgegevens op grond van de grondslag van de belangenafweging.

In geval de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op de rechtsgrond belangenafweging, zal Het Ouden Huis deze verwerking ook opnemen in deze privacyverklaring.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens die Het Ouden Huis gewoonlijk verzamelt, zijn onder meer:
• BSN-nummer;
• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• geslacht;
• geboortedatum en -plaats;
• burgerlijke staat;
• e-mailadres(sen);
• telefoonnummer(s);
• bankrekeningnummer;
• nationaliteit,
• klachten;
• waarschuwingen;
• verzuimfrequentie (hoe vaak je er niet bent);
• verzuimgegevens;
• functioneringsgegevens waaronder verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door jou voor akkoord of gezien zijn getekend;
• een kopie van jouw identiteitsbewijs;
• contactgegevens in nood;
• salarisgegevens;
• gegevens partiner in het kader van partnerpensioen (indien dit plaatsvindt);
• inloggegevens;
• declaraties;
• individuele arbeidsvoorwaarden;
• functie en dienstverband;
• sollicitatiebrief;
• cv.
Voor alle gegevens geldt dat we niet méér gegevens zullen verwerken dan we nodig hebben.

Gegevens inzien, wijzigen en verwijderen

Je mag jouw persoonsgegevens bij ons inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Verwijderen kan uiteraard alleen als dit daadwerkelijk toegestaan en mogelijk is. Je hebt het recht op bezwaar, het recht op beperking en het recht op overdraagbaarheid. Een verzoek kan je hiervoor schriftelijk indienen. Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op onder andere om ons ervan te verzekeren dat je inderdaad een verzoek voor jouw eigen gegevens hebt ingediend. Het Ouden Huis zal dit verzoek beoordelen en binnen een maand reageren of, indien mogelijk, uitvoeren.

Het bewaren van gegevens

Gegevens worden zolang bewaard als noodzakelijk voor de genoemde doeleinden. De bewaartermijnen worden daarnaast bepaald door wettelijke regelingen.

Voor wat betreft het personeelsdossier geldt specifiek dat Het Ouden Huis dit dossier – op advies van de Autoriteit Persoonsgegevens – tot twee jaar na het einde van je arbeidsovereenkomst bewaart. Dit kan in voorkomende gevallen korter of langer zijn, indien de betreffende gegevens niet langer of juist langer relevant zijn.

Loonbelastingverklaringen en een kopie van jouw identiteitsbewijs bewaart Het Ouden Huis conform de Wet op de loonbelasting 1964 tot 5 jaar na het einde van jouw arbeidsovereenkomst. Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, moet Het Ouden Huis 7 jaar bewaren nadat je uit dienst bent. Loonbelastingverklaringen en een kopie van jouw identiteitsbewijs moet 5 jaar na het einde van jouw dienstverband worden bewaard.

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens hanteert Het Ouden Huis over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat jouw dienstverband is beëindigd.

Het Ouden Huis kan gegevens van (ex-)werknemers langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Het delen van gegevens

Het Ouden Huis deelt jouw gegevens waar dat nodig is vanuit wettelijke regelingen. Zo moeten gegevens gedeeld worden met de Belastingdienst (Wet op de Loonbelasting). Daarnaast kunnen situaties voorkomen waar op basis van een wettelijke regeling gegevens met bijvoorbeeld politie, UWV gedeeld moeten worden. Ook kunnen gegevens worden gedeeld met de arbodienst, hierover word je geïnformeerd.

Indien een van bovengenoemde partijen de rol van ‘verwerker’ heeft, is met deze verwerker een verwerkersovereenkomst afgesloten om de bescherming van jouw gegevens te waarborgen.

Gegevens zullen niet gedeeld worden met anderen dan in deze verklaring bedoeld en beschreven.

Doorgifte van persoonsgegevens

Ons uitgangspunt is om zoveel mogelijk samen te werken met partijen die jouw gegevens opslaan binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dat zal echter niet altijd mogelijk zijn. Wanneer wij jouw gegevens buiten de EER verwerken, dan nemen wij de juiste maatregelen om er zeker van te zijn dat persoonsgegevens goed beveiligd zijn conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming van ons vereist.

In dat geval werken we samen met partijen in door de Europese Commissie erkende landen met een passend beschermingsniveau. Als een partij hier niet aan voldoet, dan zullen we de standaardcontractbepalingen implementeren (krachtens het besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 betreffende standaardcontractuele bepalingen).

Het beveiligen en beschermen van gegevens

Het Ouden Huis neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Het Ouden Huis heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen, zoals het toepassen van beveiligingssoftware (virusscanners, firewalls) en strenge toegangsbeveiliging op systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

Alleen personen die vanuit hun functie noodzakelijkerwijs toegang nodig hebben tot jouw gegevens, hebben deze toegang. Maar alleen voor zover dit noodzakelijk is om hun werk goed te kunnen doen. Ook moeten zij voldoen aan de geheimhoudingsplicht uit ambt, beroep, wettelijk voorschrift of overeenkomst.

De geheimhoudingsplicht houdt in dat medewerkers die toegang hebben tot jouw personeelsdossier, verplicht zijn jouw persoonsgegevens die daarin staan geheim te houden. Dit geldt alleen niet in situaties waarin zij wettelijk verplicht zijn informatie te delen of waarin dit nodig is om hun taak uit te voeren.

Wijzigen verklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.

Contactgegevens

Mocht je van mening zijn dat we niet juist omgaan met jouw persoonsgegevens dan horen we dat graag. We zullen samen met jou aan de slag gaan om dit op te lossen. Hiervoor kun je contact opnemen met onze contactpersoon gegevensbescherming via [email protected]

Mocht je vraag of klacht onverhoopt niet naar tevredenheid kunnen worden opgelost, dan kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.